Noget jeg arbejder meget med – og virkelig brænder for – er, at det administrative i en virksomhed fungerer optimalt. Gør det ikke det, er det en dyr og unødig omkostning for virksomheden. Det koster på bundlinjen, når kunderne og leverandørerne er utilfredse og når medarbejderne ikke yder deres optimale, fordi de er frustrerede og fordi de bruger tre gange så lang tid på tingene som de burde.

For nogle virksomheder fungerer det administrative. Men for rigtig mange af de mindre virksomheder jeg møder, er det af mange forskellige grunde, aldrig rigtig lykkedes, at få det administrative til at køre på skinner. Det resulterer i sen eller manglende fakturering, betaling af unødvendige eller forkerte omkostninger, manglende overblik over likviditeten, fejl i lønafregninger osv.

Selv om enhver virksomhed er unik – så er papirgangen den samme. Der skal en strøm af penge ind og ud af virksomheden. Den strøm bygger på papirer og informationer, der skal have et optimalt flow i virksomheden.

Når jeg skal hjælpe en virksomhed med at trimme og optimere de administrative procedurer er det ofte efter samme køreplan;

  • ANALYSÉR – Indsamling af viden. Hvad er det der ikke fungerer? Dette gøres dels fra helikopter perspektiv og dels ud fra samtaler med ledelsen og medarbejderne. Det er en tillidsskabende fase, hvor jeg er objektiv og med respekt for virksomhedens medarbejdere og ledelse og deres problemstillinger, får afdækket, hvad det er, der ikke fungerer.
  • IDENTIFICÉR – Bearbejdning af viden. Opsamling af den viden der er kommet frem i lyset. Identifikation af hvor problemet ligger, ved hjælp af sammenholdelse af udsagn og problemstillinger. En fase der udmunder i en samlet konklusion, der afstemmes med medarbejdere og ledelse.
  • OPTIMÉR – Problemløsning. Forslag til ændringer,procedurer og handlinger der løser problemerne. Det kan være små ændringer og det kan være store ændringer. Det vigtigste i denne fase er, at både ledelse og medarbejdere har så meget tillid til mig, at de er positivt indstillede i forhold til de forandringer og løsninger, vi i fællesskab er kommet frem til.
  • IMPLEMENTÉR – Igangsætning af forandringer. Noget af det sværeste at ændre, er vores vaner og handlemønstre. I denne fase er det vigtigt, at både ledelse og medarbejdere holder sig til det, vi har aftalt. At alle efterlever de procedurer der i fremtiden skal være de nye rutiner.
  • TJEK – Fungerer det? Samlet konklusion og opfølgning på processen. Har vi afhjulpet problemerne? Nedbragt frustrationerne? Øget tilfredsheden? Optimeret arbejdsgangen?

Ovenstående har jeg brugt i virksomheder med både to og tyve medarbejdere. Og der er ikke ret meget, der slår følelsen af at have været med til at skabe en positiv forandring, der har resulteret i en gladere virksomhed der har øget deres indtjening.