Tag: forandringer

En simpel case fra det virkelige liv

På et tidspunkt var jeg ude i en virksomhed for at afholde MUS (medarbejder-udviklings-samtaler) med de ansatte. Jeg var kaldt ind fordi, medarbejderne havde ytret ønsker om MUS samtaler og indehaveren af virksomheden, var ikke selv interesseret i at afholde dem.

Virksomheden var præget af uro og medarbejderne var utilfredse. Der var mange ting og procedurer i virksomheden, der ikke fungerede optimalt og dette var de begyndt, at kunne mærke på deres kunder og andre samarbejdspartnere.

Virksomheden beskæftigede sig hovedsageligt med reparation og service. De var ca 20 ansatte, herunder en håndfuld mellemledere med forskellige ansvarsområder.

Det første step var en samtale med indehaveren, hvor vi fik belyst, hvor han mente udfordringerne lå og hvilken negativ indvirkning, det havde på virksomheden.

Derefter fulgte to intense dage med samtaler med alle medarbejderne. De havde på forhånd fået et stykke papir med forskellige emner, de skulle tænke over.

Efter at have brugt en dags tid på at bearbejde medarbejdernes udtalelser, var det simpelt at identificere problemerne;

Alle medarbejderne var frustrerede over manglen på kommunikation i virksomheden. De havde overhovedet ingen føling med hvad der foregik, hvordan virksomheden klarede sig eller hvor de var på vej hen.

Alle medarbejdere var frustrerede over at de kun så indehaveren når han skulle “skælde ud” eller præsentere dårligt nyt.

Det hele blev samlet og præsenteret for indehaveren. Sammen fandt vi to simple løsninger, der vendte stemningen i virksomheden.

  • Sekretæren begyndte at tage referat af det ugentlige møde imellem indehaveren og mellemlederne. Referatet blev omskrevet til et kort nyhedsbrev, der blev hængt op i frokoststuen så alle medarbejdere kunne læse det.
  • Indehaveren havde for vane at tage bagtrappen når han kom om morgenen. Dette skyldtes, helt banalt, at han så kom forbi postkassen og kunne tage dagens avis med op. Vi ændrede dén rutine til, at han i stedet gik igennem værkstedet og sagde godmorgen. Avisen hentede sekretæren og lagde på hans bord.

Det var simpelt. Det krævede ikke mange ressourcer. Det krævede ikke engang noget særligt af hverken medarbejderne eller indehaveren. Men det havde en helt utrolig effekt i virksomheden.

Indimellem er det de små ændringer, der giver de største forandringer.

 

 

 

Fungerer det administrative for jer…?

Noget jeg arbejder meget med – og virkelig brænder for – er, at det administrative i en virksomhed fungerer optimalt. Gør det ikke det, er det en dyr og unødig omkostning for virksomheden. Det koster på bundlinjen, når kunderne og leverandørerne er utilfredse og når medarbejderne ikke yder deres optimale, fordi de er frustrerede og fordi de bruger tre gange så lang tid på tingene som de burde.

For nogle virksomheder fungerer det administrative. Men for rigtig mange af de mindre virksomheder jeg møder, er det af mange forskellige grunde, aldrig rigtig lykkedes, at få det administrative til at køre på skinner. Det resulterer i sen eller manglende fakturering, betaling af unødvendige eller forkerte omkostninger, manglende overblik over likviditeten, fejl i lønafregninger osv.

Selv om enhver virksomhed er unik – så er papirgangen den samme. Der skal en strøm af penge ind og ud af virksomheden. Den strøm bygger på papirer og informationer, der skal have et optimalt flow i virksomheden.

Når jeg skal hjælpe en virksomhed med at trimme og optimere de administrative procedurer er det ofte efter samme køreplan;

  • ANALYSÉR – Indsamling af viden. Hvad er det der ikke fungerer? Dette gøres dels fra helikopter perspektiv og dels ud fra samtaler med ledelsen og medarbejderne. Det er en tillidsskabende fase, hvor jeg er objektiv og med respekt for virksomhedens medarbejdere og ledelse og deres problemstillinger, får afdækket, hvad det er, der ikke fungerer.
  • IDENTIFICÉR – Bearbejdning af viden. Opsamling af den viden der er kommet frem i lyset. Identifikation af hvor problemet ligger, ved hjælp af sammenholdelse af udsagn og problemstillinger. En fase der udmunder i en samlet konklusion, der afstemmes med medarbejdere og ledelse.
  • OPTIMÉR – Problemløsning. Forslag til ændringer,procedurer og handlinger der løser problemerne. Det kan være små ændringer og det kan være store ændringer. Det vigtigste i denne fase er, at både ledelse og medarbejdere har så meget tillid til mig, at de er positivt indstillede i forhold til de forandringer og løsninger, vi i fællesskab er kommet frem til.
  • IMPLEMENTÉR – Igangsætning af forandringer. Noget af det sværeste at ændre, er vores vaner og handlemønstre. I denne fase er det vigtigt, at både ledelse og medarbejdere holder sig til det, vi har aftalt. At alle efterlever de procedurer der i fremtiden skal være de nye rutiner.
  • TJEK – Fungerer det? Samlet konklusion og opfølgning på processen. Har vi afhjulpet problemerne? Nedbragt frustrationerne? Øget tilfredsheden? Optimeret arbejdsgangen?

Ovenstående har jeg brugt i virksomheder med både to og tyve medarbejdere. Og der er ikke ret meget, der slår følelsen af at have været med til at skabe en positiv forandring, der har resulteret i en gladere virksomhed der har øget deres indtjening.