NemID..? Det bliver et “nej tak” herfra!

Nogle vil mene, at det kunne være dejligt med den valgmulighed – men det er desværre ikke en option når man har et cvr nummer.

1. november 2013 blev det nemlig lovpligtigt, at alle virksomheder i Danmark skal have en digital postkasse. Og denne postkasse kan kun oprettes og tømmes hvis man har et medarbejder NemId.

Det er forholdsvist enkelt at oprette både medarbejder NemId og digital postkasse. Morskaben opstår hvis man får kludret i det på forskellige måder. Af én eller anden grund, er det nemlig sådan, at brugervenligheden er ikke-eksisterende og sproget er temmelig kryptisk når man bevæger sig ind på området.

Hvis du endnu ikke har fået oprettet dit medarbejder NemId og digitale postkasse, kan du følge disse trin til at komme i gang;

Du går ind på www.nets-danid.dk og klikker på Bestil medarbejdersignatur. Du bliver bedt om at udfylde virksomhedens cvr nummer og skal derefter udfylde nogle felter med dit navn, mobilnummer, mail m.m. Det du skal være obs på hér er, at du får sat markeringen i NØGLEKORT og IKKE i Nøglefil! Du skal underskrive en aftale og dette kan enten gøres med din private NemID (hvis du er en personlig ejet virksomhed) eller ved at udskrive en aftale der underskrives og indsendes til Nets DanId.

Herefter modtager du to ting. En midlertidig adgangskode som kommer på en sms, hvis du har indtastet dit mobilnummer. I modsat fald kommer den med almindelig post. Du modtager også et brev med dit nøglekort som du kender fra din private NemId. Du kan ikke komme videre i processen, før du har modtaget disse to ting.

Når du har modtaget begge dele, kan du udstede (aktivere) din medarbejder NemId. Dette gøres forholdsvis simpelt, ved at følge instrukserne i brevet. Her skal du bla. tage stilling til dit bruger-id og din adgangskode. Mit bedste råd er, at du skal ændre det til noget, du er helt sikker på, at kunne huske. Der kan måske gå et halvt år, før du får brug for at logge ind med din medarbejder NemId.

Herefter skulle din medarbejder NemId gerne fungere og du kan gå videre til at oprette virksomhedens digitale postkasse. I postkassen kommer der post fra SKAT og andre offentlige instanser.

Den digitale postkasse opretter du på www.virk.dk. På forsiden ligger et link “Aktiver og opsæt den digitale postkasse nu”. Ved at klikke her og logge ind med din medarbejder NemId, er det simpelt at aktivere postkassen. Sørg for at tilvælge, at du får en mail, når der er digital post til din virksomhed – så er du fri for at huske at logge ind og tjekke regelmæssigt.

Det var dét 🙂

Din medarbejder NemId skal du også bruge, når du logger på Skat for at angive moms o.l.

Får du medarbejdere i din virksomhed eller en ekstern bogholder / rådgiver, kan du ligeledes oprette medarbejder NemId til dem, så de kan logge på, på vegne af virksomheden.

Har du styr på dine ansættelseskontrakter…?

Mange af de virksomheder jeg kommer i, har medarbejdere. Efterhånden ved de fleste arbejdsgivere godt, at medarbejdere har krav på en ansættelseskontrakt. Så langt – så godt.

Desværre oplever jeg meget ofte, at hverken medarbejder eller arbejdsgiver har helt styr på, hvilke regler medarbejderen er ansat under. Det bliver ofte et problem – eller en meget dyr lærdom – når medarbejderen bliver syg eller gravid. Eller når én af parterne beslutter sig for, at vejene skal skilles.

Hvis virksomheden ingen overenskomst har, er det i ansættelseskontrakten, der skal stå, hvilke aftaler og regler der gælder i ansættelsesforholdet. Ingen ansættelseskontrakt kan dog stille lønmodtageren dårligere end bestemmelserne i Sygedagpengeloven og i Ferieloven. Begge disse love pålægger arbejdsgiveren forskellige udgifter i forhold til sygdom og ferie.

Er medarbejderen ifølge ansættelseskontrakten, ansat efter Funktionærloven, er det denne der gælder.

Man kan altid vælge, at stille medarbejderen bedre end ovenstående 3 love, men aldrig ringere.

 

Èt af de steder, det ofte går helt galt, er når medarbejderen er syg;

I ansættelseskontrakten skal der stå, hvorvidt medarbejderen har ret til fuld løn under sygdom. En funktionær har fx. altid ret til fuld løn under sygdom jvf. bestemmelserne i Funktionærloven.

Har medarbejderen ikke ret til fuld løn under sygdom, har de ret til sygedagpenge fra arbejdsgiveren i 30 kalenderdage, såfremt de opfylder beskæftigelseskravet. Det vil sige, at de har været ansat i 8 uger og i den periode har haft minimum 74 timer. Det kommer bag på mange arbejdsgivere at de rent faktisk har pligt til at betale sygedagpenge (sats i 2014 er 110,14 pr. time) i 30 dage til en sygemeldt medarbejder. For en lille og evt. nystartet virksomhed, kan udgiften være meget belastende for virksomhedens økonomi. De færreste arbejdsgivere ved, at de rent faktisk kan forsikre sig ud af problemet. For kun 0,8% af løngrundlaget i forsikringspræmie, kan man tegne en sygedagpengeforsikring hos Statens Administration. Man skal stadig betale sygedagpenge til medarbejderen, men kan fra 2. fraværsdag få refusion for udgiften til medarbejderen. Forsikringen kan tegnes her http://www.statens-adm.dk/Forsikring. Det er værd at bemærke, at såfremt du ejer et ApS bliver du betragtet som lønmodtager og kan derved også opnå refusion under din egen sygdom.

Som du måske kan fornemme, er det ret vigtigt, hvad der egentlig står i ansættelseskontrakten, når du skal ud og ansætte medarbejdere i din virksomhed. På www.startvækst.dk ligger der nogle udmærkede standardkontrakter til hhv. timelønnede og funktionærer. Det er dog stadig vigtigt, at du læser dem grundigt igennem og tilretter dem det pågældende ansættelsesforhold.

 

Ændret frister for kvartalsmoms

Fra og med 2014 har SKAT ændret fristen for angivelse og betaling af kvartalsmoms.

Tidligere har det været sådan, at fristen var 1 måned + 10 dage efter kvartalets udløb. Dvs. momsen for 1. kvt. (januar-februar-marts) skulle angives og betales d. 10. maj.

De nye frister giver lidt længere kredit, idet momsen nu skal betales 2 måneder efter kvartalets udløb. Dvs. at momsen for 1. kvt. fremover skal angives og afregnes d. 1. juni.

Halvårsmoms er uændret og skal ligeledes angives og betales 2 måneder efter momsperiodens udløb. Dvs. at momsen for 1. halvår stadig skal angives og betales 1. september.

Hvilken afregningsperiode din virksomhed er på, kan du se på virksomhedens registreringsbevis. Dette finder du på www.skat.dk, hvor du skal logge på med din medarbejder NemId. Registreringsbeviset ligger under menupunktet Profil – Registreringsbevis.

Under dette menupunkt kan du ligeledes taste din mailadresse ind, så du får meddelelser fra Skat i din indbakke. Det kan fx. være en meddelelse om, at de har ændret din momsperiode.

Hvorvidt du skal afregne moms hver måned, hvert kvartal eller hvert halve år, afhænger af din omsætning. Alle nystartede virksomheder starter med at afregne pr. kvartal og flyttes til halvårsmoms, efter to hele indkomstår hvis ikke de omsætter for over 5 millioner.

Vil du gerne fortsat være på kvartalsmoms, kan der ansøges om dette.

Fungerer det administrative for jer…?

Noget jeg arbejder meget med – og virkelig brænder for – er, at det administrative i en virksomhed fungerer optimalt. Gør det ikke det, er det en dyr og unødig omkostning for virksomheden. Det koster på bundlinjen, når kunderne og leverandørerne er utilfredse og når medarbejderne ikke yder deres optimale, fordi de er frustrerede og fordi de bruger tre gange så lang tid på tingene som de burde.

For nogle virksomheder fungerer det administrative. Men for rigtig mange af de mindre virksomheder jeg møder, er det af mange forskellige grunde, aldrig rigtig lykkedes, at få det administrative til at køre på skinner. Det resulterer i sen eller manglende fakturering, betaling af unødvendige eller forkerte omkostninger, manglende overblik over likviditeten, fejl i lønafregninger osv.

Selv om enhver virksomhed er unik – så er papirgangen den samme. Der skal en strøm af penge ind og ud af virksomheden. Den strøm bygger på papirer og informationer, der skal have et optimalt flow i virksomheden.

Når jeg skal hjælpe en virksomhed med at trimme og optimere de administrative procedurer er det ofte efter samme køreplan;

  • ANALYSÉR – Indsamling af viden. Hvad er det der ikke fungerer? Dette gøres dels fra helikopter perspektiv og dels ud fra samtaler med ledelsen og medarbejderne. Det er en tillidsskabende fase, hvor jeg er objektiv og med respekt for virksomhedens medarbejdere og ledelse og deres problemstillinger, får afdækket, hvad det er, der ikke fungerer.
  • IDENTIFICÉR – Bearbejdning af viden. Opsamling af den viden der er kommet frem i lyset. Identifikation af hvor problemet ligger, ved hjælp af sammenholdelse af udsagn og problemstillinger. En fase der udmunder i en samlet konklusion, der afstemmes med medarbejdere og ledelse.
  • OPTIMÉR – Problemløsning. Forslag til ændringer,procedurer og handlinger der løser problemerne. Det kan være små ændringer og det kan være store ændringer. Det vigtigste i denne fase er, at både ledelse og medarbejdere har så meget tillid til mig, at de er positivt indstillede i forhold til de forandringer og løsninger, vi i fællesskab er kommet frem til.
  • IMPLEMENTÉR – Igangsætning af forandringer. Noget af det sværeste at ændre, er vores vaner og handlemønstre. I denne fase er det vigtigt, at både ledelse og medarbejdere holder sig til det, vi har aftalt. At alle efterlever de procedurer der i fremtiden skal være de nye rutiner.
  • TJEK – Fungerer det? Samlet konklusion og opfølgning på processen. Har vi afhjulpet problemerne? Nedbragt frustrationerne? Øget tilfredsheden? Optimeret arbejdsgangen?

Ovenstående har jeg brugt i virksomheder med både to og tyve medarbejdere. Og der er ikke ret meget, der slår følelsen af at have været med til at skabe en positiv forandring, der har resulteret i en gladere virksomhed der har øget deres indtjening.

 

 

 

Gode nyheder til aftenkaffen..

De sene nyheder hér til aften fortæller, at der er optimisme at spore blandt Danmarks ledere. Fire ud af ti ledere (39%) regner med at skulle ansætte medarbejdere i resten af 2014. For et år siden var dette tal 28% og for to år siden, var tallet blot 19%

Det er primært faglærte medarbejdere og medarbejdere med en længerevarende uddannelse, der bliver efterspørgsel efter.

Sammen med en vejrudsigt der lover 25 grader de kommende dage, kunne de sene nyheder næsten ikke have gjort det bedre 🙂

Noget om virksomhedsformer

Når man starter sin virksomhed op, melder der sig en masse praktiske spørgsmål. Noget af det første man skal tage stilling til, er hvilken virksomhedsform man ønsker at drive sin virksomhed i. De former der typisk vil være aktuel for en iværksætter er;

  • Den personlig ejede virksomhed
  • Anpartsselskabet
  • Iværksætterselskabet

Den største forskel på virksomhedsformerne, handler om hæftelse for virksomhedens forpligtelser og om det juridiske skel imellem dig og din virksomhed

Den personlige ejet virksomhed; I denne virksomhedsform er du din virksomhed – rent juridisk set. Det vil sige, at du hæfter for virksomhedens gæld personligt, med alt hvad du ejer. Du bliver ikke beskattet af de beløb du hæver som løn, men derimod af din virksomheds overskud, som indgår i din personlige skatteopgørelse. Da du rent juridisk er din virksomhed, må der gerne være transaktioner af penge imellem dig og din virksomhed. Rent praktisk vil det sige, at du gerne må bruge virksomhedens dankort, til at betale din frisørregning. Dette føres blot som en privat hævning i dit bogholderi.

Anpartsselskabet (ApS); Som navnet siger, er denne virksomhedstype, et selskab du stifter med en anpartskapital. Kapitalkravet er pt 50.000 kr. I et ApS er du og din virksomhed to juridiske enheder. Du er lønmodtager i selskabet og din risiko er udelukkende de penge, du har skudt ind i selskabet, da du stiftede det. Der er strengere krav til transaktionerne imellem dig og din virksomhed når du har et selskab. Det beløb du hæver til dig selv, skal udbetales som almindelig a-indkomst, hvoraf der skal svares am-bidrag og a-skat. Hæver du penge i virksomheden uden at behandle det som en lønudbetaling, betragtes dette som et ulovligt lån du har foretaget i din virksomhed. Virksomhedens overskud beskattes særskilt med selskabsskat.

Iværksætterselskabet (IVS); En ny virksomhedstype der så dagens lys 1. januar 2014 og som skal gøre det økonomisk lettere, at stifte et selskab. Der er overordnet set, de samme krav som til et anpartsselskab. Og du har juridisk set samme beskyttelse som i et ApS. Forskellen er, at du kan stifte denne type selskab med en kapital på blot 1 kr. Kravet er så at du opsparer 25% af virksomhedens overskud til anpartskapitalen de efterfølgende år. Når kapitalen er sparet op, overgår du til at være et anpartsselskab.

For begge selskabstyper (ApS og IVS) er der nogle formelle krav i forhold til stiftelse, vedtægter m.m. Det er altid en god ide, at få en advokat til at hjælpe med dette.

Nu blev du teknisk klogere – men er måske stadig i tvivl om hvilken virksomhedstype der er den rigtige for dig?

Et godt sted at starte, er på www.virk.dk. Under menupunktet Vejledninger ligger der en række guides, hvor du kan teste, hvilken virksomhedstype der er den helt rigtige for dig og din ide.

Hvilken fisk er du…?

Nogle mennesker er født med en iværksætter i maven. Det ligger simpelthen i generne, at de skal have foden under eget bord, så snart de får muligheden for det. For dem er cvr registreringen en mindre administrativ detalje, der bare skal ordnes. De tvivler hverken på deres produkt, på deres evner eller bekymrer sig om, hvorvidt kunderne er der. Deres største spekulation er, hvorvidt firmabilen skal være rød eller blå. De tager hovedspring ud i det, åbner gerne flere virksomheder og fungerer det ikke, lukker de bare igen. Og åbner noget nyt.

De er “De fødte Iværksættere”

Andre bliver iværksættere ved et tilfælde. De arbejder som lønmodtagere. Falder over et godt produkt eller en god idé som de videreudvikler i deres eget regi. Støder måske ind i en kollega hvor kemien svinger og de starter op sammen. De er hverken særlig skræmte eller specielt tiltrukket af livet som selvstændige – de bliver det egentlig mest ved tilfælde.

De kan kaldes “De tilfældige iværksættere”

En anden stor gruppe, er gruppen af iværksættere og selvstændige for hvem det ikke ligger lige til højrebenet at starte en virksomhed. De har måske svært ved at få job efter en fratrædelse og omgivelserne spørger “hvorfor de ikke bare starter for dem selv”. De ved godt selv, at de er fagligt dygtige, har høj arbejdsdisciplin og et godt netværk indenfor deres branche. Det ligger bare ikke rigtig i deres DNA at drive deres egen virksomhed og de holder af trygheden der følger med underskriften på en ansættelseskontrakt. Derudover ser de på de administrative byrder som uovervindelige og svært tilgængelige bjerge, som de tror, at de ikke evner, at klatre over.

Uden at det skal få en negativ klang kan de kaldes “De tvivlende iværksættere”

Jeg er stødt på arter indenfor alle tre kategorier. Og min erfaring er, at der er ingen af dem, der har bedre odds end andre, for at lykkes som selvstændige.

Hvorvidt livet som selvstændig bliver en succes, afhænger af helt andre ting og blandt de mest iøjnefaldende er nedenstående tre punkter;

Dine forventninger til livet som selvstændig; Hvis dit billede af en virksomhedsejer ligner Joachim von And der svømmer i pengetanken og kører BMW, samtidig med at han går 18 hullers golf hver anden dag, så er dit billede urealistisk. En nystartet virksomhed kræver som regel mange timers arbejde, du ikke altid selv kan planlægge og ofte til en latterlig lav timeløn. Du vil blive mødt med krav fra alle sider – fra kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere. Og der ligger mange arbejdstimer i de fejltrin, du kommer til at begå i starten.

Dit netværk; Uanset hvor god en sælger du er, eller hvor godt et produkt du har, er det meget svært, at få toget til at rulle, uden at have et godt netværk, til at skubbe på. Og dette netværk skal ikke kun bestå af mulige kundeemner, men også at samarbejds- og sparringspartnere af alle mulige andre afskygninger. Et godt netværk ønsker, at din virksomhed skal lykkes – og de hjælper dig gerne med det.

At du har styr på det administrative; Dette betyder ikke kun, at du husker at gemme alle dine bilag og afregne moms til tiden.Det handler også om, at du har nogle gode og effektive administrative rutiner fx. i forhold til fakturering, og at du er på forkant med økonomien. At hændelser af økonomisk karakter ikke kommer bag på dig. At du har overblik over dine omkostninger og ved, hvor din indtjening skal ligge, for at butikken balancerer. At du har styr på strømmen af penge, så du kan betale dine regninger til tiden.