Lige nu strømmer det ind med materiale på mit skrivebord. Det skyldes selvfølgelig, at der er en momsfrist lige om hjørnet, både for virksomheder på kvartalsmoms og for virksomheder på halvårsmoms.

Jeg har som sædvanlig kunder, som afleverer i rigtig god tid og med alting i sirlig orden. Og jeg har som sædvanlig, kunder der afleverer i sidste øjeblik og hvor halvdelen af materialet mangler. Og der kan virkelig være stor forskel på fakturaen, der sendes, når arbejdet er udført….

file0001326995371

 

Sådan bliver du din bogholders yndlingskunde:

  1. I det daglige skal du helst ikke bruge for meget tid på det administrative – du skal bruge din tid på at drive din virksomhed. Det administrative er et nødvendigt onde. Hvis du kun skal have én god administrativ rutine er det denne: Saml dine bilag løbende DET SAMME STED. Uanset om du er typen der er til et hightech forkromet bakkestativ på dit skrivebord eller en smuk antik blomstret kasse hjemme i reolen – så er det løsningen til at have styr på sine bilag. Hver gang du får en mail med noget der er trukket på din konto, printer du det og lægger det i bakken/kassen. Hver gang du skriver en faktura, printer du den og lægger den i bakken/kasse. Får du en fysisk bon i en butik, lægger du den i din pung og tømmer pungen over i bakken/kassen engang imellem. Når en ny frist for regnskab eller moms truer i horisonten, skal du blot have fat i bakken/kassen og finde bilag – og ikke lede i handskerummet, indbakken, skuffen eller i bunden af klapvognen. Du ved, at alt er samlet det samme sted.
  2. Hvad er livsnerven i din virksomhed set med de administrative briller? Er det din bankkonto – så er det den du tager udgangspunkt i. Det gør du ved at printe dine kontoudtog for perioden, sætte dig med et godt glas rødvin og din bakke/kasse med bilag foran dig. Så tager du postering for postering på kontoudtoget og finder det tilhørende bilag. Når du er igennem perioden lægger du kontoudtoget ovenpå og afleverer det til din bogholder. Er der bilag der er blevet væk, noterer du det på udtoget – en bogholder bruger dobbelt så lang tid på et bilag der ikke er der, som de bruger på et bilag der er der.
  3. That’s it. Bunken afleveres til din bogholder som nu kan taste bilagene ind i en fart der helt sikkert vil afspejle sig på den næste regning du modtager. Derudover er du rykket op i kategorien “Yndlingskunder” som er den kategori, din bogholder helst kaster sig over først 🙂

For mange år siden da jeg var en ung revisor-spire, havde vi en kunde som kom én gang om året med alle sine bilag i 3 Fakta poser. Det var som regel “yngste-manden” der fik opgaven med det forhadte bogholderi – til stor morskab for resten af kontoret. Man tømte poserne ud på gulvet i mødelokalet og sorterede i 12 bunker. Mange af bilagene var ulæselige på grund af slitage og kaffepletter. Det meste af en – meget lang – uge gik med det bogholderi. Mandens regning var dobbelt så stor som den burde være og det var bestemt ikke den arbejdsopgave, man kastede sig over som det første når man mødte om morgenen. Ikke ligefrem en win-win vel..?

De fleste bogholdere har intet imod at sortere bilag og skrive mails frem og tilbage omhandlende uafklarede punkter, men alt andet lige, er det da sjovere for dig, at din omsætning ender på bundlinjen – og ikke på en faktura fra din bogholder…?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *