Kategori: Administration

Bliv din bogholders yndlingskunde – det betaler sig!

Lige nu strømmer det ind med materiale på mit skrivebord. Det skyldes selvfølgelig, at der er en momsfrist lige om hjørnet, både for virksomheder på kvartalsmoms og for virksomheder på halvårsmoms.

Jeg har som sædvanlig kunder, som afleverer i rigtig god tid og med alting i sirlig orden. Og jeg har som sædvanlig, kunder der afleverer i sidste øjeblik og hvor halvdelen af materialet mangler. Og der kan virkelig være stor forskel på fakturaen, der sendes, når arbejdet er udført….

file0001326995371

 

Sådan bliver du din bogholders yndlingskunde:

  1. I det daglige skal du helst ikke bruge for meget tid på det administrative – du skal bruge din tid på at drive din virksomhed. Det administrative er et nødvendigt onde. Hvis du kun skal have én god administrativ rutine er det denne: Saml dine bilag løbende DET SAMME STED. Uanset om du er typen der er til et hightech forkromet bakkestativ på dit skrivebord eller en smuk antik blomstret kasse hjemme i reolen – så er det løsningen til at have styr på sine bilag. Hver gang du får en mail med noget der er trukket på din konto, printer du det og lægger det i bakken/kassen. Hver gang du skriver en faktura, printer du den og lægger den i bakken/kasse. Får du en fysisk bon i en butik, lægger du den i din pung og tømmer pungen over i bakken/kassen engang imellem. Når en ny frist for regnskab eller moms truer i horisonten, skal du blot have fat i bakken/kassen og finde bilag – og ikke lede i handskerummet, indbakken, skuffen eller i bunden af klapvognen. Du ved, at alt er samlet det samme sted.
  2. Hvad er livsnerven i din virksomhed set med de administrative briller? Er det din bankkonto – så er det den du tager udgangspunkt i. Det gør du ved at printe dine kontoudtog for perioden, sætte dig med et godt glas rødvin og din bakke/kasse med bilag foran dig. Så tager du postering for postering på kontoudtoget og finder det tilhørende bilag. Når du er igennem perioden lægger du kontoudtoget ovenpå og afleverer det til din bogholder. Er der bilag der er blevet væk, noterer du det på udtoget – en bogholder bruger dobbelt så lang tid på et bilag der ikke er der, som de bruger på et bilag der er der.
  3. That’s it. Bunken afleveres til din bogholder som nu kan taste bilagene ind i en fart der helt sikkert vil afspejle sig på den næste regning du modtager. Derudover er du rykket op i kategorien “Yndlingskunder” som er den kategori, din bogholder helst kaster sig over først 🙂

For mange år siden da jeg var en ung revisor-spire, havde vi en kunde som kom én gang om året med alle sine bilag i 3 Fakta poser. Det var som regel “yngste-manden” der fik opgaven med det forhadte bogholderi – til stor morskab for resten af kontoret. Man tømte poserne ud på gulvet i mødelokalet og sorterede i 12 bunker. Mange af bilagene var ulæselige på grund af slitage og kaffepletter. Det meste af en – meget lang – uge gik med det bogholderi. Mandens regning var dobbelt så stor som den burde være og det var bestemt ikke den arbejdsopgave, man kastede sig over som det første når man mødte om morgenen. Ikke ligefrem en win-win vel..?

De fleste bogholdere har intet imod at sortere bilag og skrive mails frem og tilbage omhandlende uafklarede punkter, men alt andet lige, er det da sjovere for dig, at din omsætning ender på bundlinjen – og ikke på en faktura fra din bogholder…?

Kom godt i gang med din virksomhed

Success Starts Here Freeway Style Desert LandscapeSom iværksætter kan det være svært at overskue, hvad man egentlig skal have styr på, når man starter sin virksomhed.

For mange kan det være ret uoverskueligt, hvor man egentlig skal registrere hvad. Man risikerer at overse eller glemme noget. Eller at få tingene gjort forkert så man i den sidste ende kommer til at bruge dobbelt så lang tid på det. Ligeledes kan det være dyre lærepenge at betale, hvis man overser en deadline eller ikke har styr på betalingen af ex. moms og b-skat.

Jeg har sammensat en “Startpakke til iværksættere” som hjælper dig godt fra start indenfor alt det administrative og regnskabsmæssige, og som sikrer, at du har styr på tingene fra starten i din virksomhed.

Overblik der skaber ro og derved frigiver ressourcer du kan bruge på vigtigere ting i startfasen

Se nærmere under “Ydelser”

 

Har din virksomhed penge nok…?

 

file0001053186625Måske. Måske ikke. Selvfølgelig er det et problem, hvis virksomheden ikke har penge nok på kontoen til at betale, det der forfalder indenfor den nærmeste fremtid. Men problemet er endnu større, hvis du i virkeligheden, ikke rigtig ved, om der er penge nok.

 

Likvide midler betyder de økonomiske midler, som er umiddelbart tilgængelige i virksomheden. Altså penge man kan betale sine regninger med. Derfor tæller en evt. trækningsret på en kassekredit også med.

En sund og overskudsgivende virksomhed kan sagtens have problemer med likviditeten. Og omvendt kan en usund og underskudsgivende virksomhed overleve i lang tid, hvis de er gode til at styre deres likviditet

Mange mindre virksomheder har ikke det store overblik over deres likviditet og cashflow. Er likviditeten god med masser af penge på kontoen, er der måske heller ikke det helt store behov for det. Men der er alligevel et par faktorer, der har gjort det ekstra vigtigt at have overblikket;

  • Det er ikke så nemt, at få en kassekredit i banken, som det var engang – slet ikke når det drejer sig om finansiering af den løbende drift.
  • Mange mindre virksomheder er blevet flyttet til halvårlig momsafregning. Det vil sige, at de har pengene stående til Skat i længere tid. Samtidig har de måske mindre overblik over, hvad de skal afregne i moms, da perioden er blevet udvidet. At være på forkant med likviditeten, kan hjælpe med, at pengene rent faktisk står på kontoen, den dag de skal afregnes.

Jeg oplever, hos mine kunder, at det skaber utrolig meget stress og støj på linjen, ikke at have styr på likviditeten. Specielt hvis likviditeten er stram, og man har svært ved at betale sine regninger. Er virksomheden presset på likviditeten, har man tendens til at betale den kreditor, der råber højest. Det kan så gøre, at kontoen er tom, når der skal betales husleje eller løn til medarbejderne. Måske ligger der en debitor indbetaling få dage efter, og man kunne egentlig have fået kabalen til at gå op, hvis man havde haft overblikket.

Et likviditetsbudget er forholdsvis simpelt at udarbejde, hvis man er bare en smule fortrolig med Excell regneark. Man skal ikke gøre det indviklet, men tværtimod holde det fuldstændig simpelt.

Det du skal forestille dig, er at du skal lave et kontoudtog over jeres bankkonto, hvor du spår om, hvad der sker på kontoen i en given periode.

Du starter simpelthen med at skrive saldoen på jeres bankkonto ind – uanset om den er positiv eller negativ. Har i flere konti, lægger du blot beløbet sammen. Nedenunder i de efterfølgende celler taster du jeres indtægter og udgifter i dato orden. Alt efter hvor lang en periode du udarbejder budgettet for, kan omsætningen være et budgetteret tal – altså det du regner med i får i indbetaling fra jeres kunder i perioden. I forhold til udgifter taster du både de kreditorfaktura ind, som du allerede kender til, men også de andre løbende udgifter, der skal betales i perioden. Det kan fx. være husleje, lønudbetaling, betaling af a-skat osv.

Du kan vælge, at budgettet hele tiden skal vise den likvide saldo i højre side af regnearket – nøjagtig som et kontoudtog fra banken, gør det. Du kan også udarbejde likviditetsbudgettet for en given periode og komme frem til et resultat i slutningen af perioden (ultimo) Hvad du vælger afhænger lidt af hvor stram likviditeten er og hvad jeres behov er.

Du kan vælge, at lave budgettet for en given periode, hvor du fx. har nedgang i omsætningen, øgede omkostninger eller begrænsede kreditmuligheder. Teoretisk set kan budgettet også være et redskab, du anvender løbende i uendelig tid. Det kræver blot, at du hele tiden opdaterer det med de aktuelle indtægter og udgifter.

Har du ikke mod på – eller tid til – at kaste dig ud i det, kan du altid spørge din rådgiver om hjælp til at løse opgaven.

Nedenfor er der en lille opremsning af punkter du typisk skal have med i dit likviditetsbudget på den dato de påvirker din konto;

Omsætning, vareleverandører, løn, a-skat, atp, feriepenge, sociale udgifter (AES osv),husleje, strøm, varme, telefon, internet, abonnementer, kontingenter, revisor, forsikringer, vægtafgift på bil, afdrag på lån, renter på evt. kassekredit.

Husk også i budgettet at tage højde for evt. nyanskaffelser du kender til, “faste” udgifter til kontorartikler, rengøringsartikler o.l. som du ved kommer i perioden.

Tilbage er blot, at nyde følelsen af, at du måske sover en lille smule bedre om natten nu 🙂

 

 

Fungerer det administrative for jer…?

Noget jeg arbejder meget med – og virkelig brænder for – er, at det administrative i en virksomhed fungerer optimalt. Gør det ikke det, er det en dyr og unødig omkostning for virksomheden. Det koster på bundlinjen, når kunderne og leverandørerne er utilfredse og når medarbejderne ikke yder deres optimale, fordi de er frustrerede og fordi de bruger tre gange så lang tid på tingene som de burde.

For nogle virksomheder fungerer det administrative. Men for rigtig mange af de mindre virksomheder jeg møder, er det af mange forskellige grunde, aldrig rigtig lykkedes, at få det administrative til at køre på skinner. Det resulterer i sen eller manglende fakturering, betaling af unødvendige eller forkerte omkostninger, manglende overblik over likviditeten, fejl i lønafregninger osv.

Selv om enhver virksomhed er unik – så er papirgangen den samme. Der skal en strøm af penge ind og ud af virksomheden. Den strøm bygger på papirer og informationer, der skal have et optimalt flow i virksomheden.

Når jeg skal hjælpe en virksomhed med at trimme og optimere de administrative procedurer er det ofte efter samme køreplan;

  • ANALYSÉR – Indsamling af viden. Hvad er det der ikke fungerer? Dette gøres dels fra helikopter perspektiv og dels ud fra samtaler med ledelsen og medarbejderne. Det er en tillidsskabende fase, hvor jeg er objektiv og med respekt for virksomhedens medarbejdere og ledelse og deres problemstillinger, får afdækket, hvad det er, der ikke fungerer.
  • IDENTIFICÉR – Bearbejdning af viden. Opsamling af den viden der er kommet frem i lyset. Identifikation af hvor problemet ligger, ved hjælp af sammenholdelse af udsagn og problemstillinger. En fase der udmunder i en samlet konklusion, der afstemmes med medarbejdere og ledelse.
  • OPTIMÉR – Problemløsning. Forslag til ændringer,procedurer og handlinger der løser problemerne. Det kan være små ændringer og det kan være store ændringer. Det vigtigste i denne fase er, at både ledelse og medarbejdere har så meget tillid til mig, at de er positivt indstillede i forhold til de forandringer og løsninger, vi i fællesskab er kommet frem til.
  • IMPLEMENTÉR – Igangsætning af forandringer. Noget af det sværeste at ændre, er vores vaner og handlemønstre. I denne fase er det vigtigt, at både ledelse og medarbejdere holder sig til det, vi har aftalt. At alle efterlever de procedurer der i fremtiden skal være de nye rutiner.
  • TJEK – Fungerer det? Samlet konklusion og opfølgning på processen. Har vi afhjulpet problemerne? Nedbragt frustrationerne? Øget tilfredsheden? Optimeret arbejdsgangen?

Ovenstående har jeg brugt i virksomheder med både to og tyve medarbejdere. Og der er ikke ret meget, der slår følelsen af at have været med til at skabe en positiv forandring, der har resulteret i en gladere virksomhed der har øget deres indtjening.